ITM - Assignment 1 UPS & FEDEX

การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการพัฒนาองค์กร
(เปรียบเทียบประสิทธิภาพการทำงานระหว่างบริษัท FEDEX และ UPS)

บทนำ
Information System Concepts and Definitions
ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information System; IS)
· รวบรวมข้อมูล
· นำข้อมูลที่รวบรวมแล้วมาประมวลผล
· รวบรวมข้อมูลจัดเก็บในรูปแบบต่างๆ
· รวบรวมข้อมูลแล้วทำการวิเคราะห์ และ เผยแพร่ สารสนเทศที่ได้ออกไปเพื่อวัตถุประสงค์ที่จำเพาะเจาะจง (Specific purpose)
Information Systems Concepts and Definitions
ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ได้นำเทคโนโลยีของคอมพิวเตอร์เข้ามาจัดการกับงานที่ต้องการบางอย่าง หรือทั่งหมด (CBIS) โดยองค์ประกอบหลักๆของ IS เช่น Hardware Software
Database Network Procedure People
ประกอบเข้าด้วยกันในรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป มีการจัดทำโปรแกรมประยุกต์ (Application Program) เพื่อสนับสนุนงานๆหนึ่งที่กำหนดขึ้นมา สนับสนุนกระบวนการธุรกิจ เช่นการรวบรวมโปรแกรมประยุกต์เอาไว้ที่แผนกหนึ่ง แผนกที่รวบรวมโปรแกรมประยุกต์ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคล Human resources เรียกว่า Human resources information system (HIRS) มีการสื่อสารกันและกันผ่านเครือข่ายและเข้าถึงสารสนเทศได้ในระดับองค์กร (Enterprise wide information system) และ ระดับระหว่าองค์กรสององค์กรหรือมากกว่า (Interorganizational information system) โดยมีเป้าหมายคือการจัดการกับข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบต่อไปนี้
1) ข้อมูล (Data)
2) สารสนเทศ (Information)
3) องค์ความรู้ (Knowledge)

บริษัท UPS (www.ups.com)

เป็นบริษัท ที่ใหญ่ที่สุดในโลกทางด้านการบรรทุกและส่งของ โดยการใช้การขนส่งทางบกบวกกับทางอากาศเป็นหลัก ภายหลังได้มีการให้บริการอย่างครบวงจร มีชื่อเป็นที่รู้จักกันอีกชื่อคือ Big Brown โดยมีกำเนิดจากเมือง Seattle รัฐ Washington ผู้ก่อตั้งบริษัทก็คือ Jim Casey ซึ่งขณะนั้นที่อายุเพิ่ง 19 ปี โดยเริ่มจากการส่งของโดยใช้รถจักรยานยนต์ ใช้ชื่อบริษัทว่า Motorcycle Delivery Company โดยมุ่งเน้นการให้บริการกับห้างสรรพสินค้า จนกระทั่งปี 1940 จึงเปลี่ยนชื่อมาเป็น United Parcel Service of America ( UPS ) แรกเริ่มได้มีการใช้ขนส่งทางอากาศโดยใช้เครื่องบินโดยสาร จนกระทั่งสมัยสงครามโลกครั้งที่ 2 ช่วงนั้นบริษัทอยู่ในช่วงเฟื่องฟูที่สุด จนกระทั้งปี 1975 บริษัทมีความสามารถที่จะส่งของไปยังทุกที่ ที่อยู่ในสหรัฐอเมริกา และในปีเดียวกันเองบริษัทเริ่มขยายตลาดสู่ต่างประเทศโดยเริ่มจาก แคนาดา ในปีต่อมาเริ่มเข้าสู่ตลาดยุโรปโดยเริ่มต้นที่เยอรมันตะวันตก
ความสำเร็จของ UPS อยู่ที่การบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพจากศูนย์กลาง Atlanta , Georgia บทความในหนังสือ Business week กล่าวว่า “มีการจับเวลาการเดินทางทุกเส้นทางถึงขนาดเวลาที่เสียในการจอดรอไฟแดง มีแม้กระทั่งระบบการตรวจเช็คและการซักซ้อมกับทุกวันเพื่อให้ไม่มีข้อผิดพลาด” หนึ่งในคนขับรถของ UPS ชื่อ Mark Dray กล่าวถึงการทำงานว่า “ทุกคนต้องทำงานตามเวลาอย่างเคร่งครัด โดยเวลา 1 ชั่วโมง ถูกแบ่งเป็น 100 ส่วนปัจจัยที่ทำให้เสียเวลา เช่น สภาพอากาศ สภาพการจราจรหรือ ปริมาณพัสดุ ต่างไม่สามารถนำมาเป็นเหตุผลที่ทำไห้ส่งของไม่ตรงเวลา จนขนาดที่ว่าถ้าส่งของเร็วกว่ากำหนดระยะทางจะถูกขยายออกโดยการเพิ่มระยะทางเข้าไป
ภาพลักษณ์ในการบริหารที่เชื่องช้า และหัวโบราณทำให้บริษัทถูกมองว่าล้าสมัย จนกระทั่งมีการแบ่งหุ้นออกขายในปี 1999 ถึงแม้ว่าขนาดบริษัทจะใหญ่กว่า FedEx แต่ UPS กลับไม่เลือกที่จะแข่งขันในการส่งพัสดุแบบข้ามคืน จนกระทั่งปี 1982 สาเหตุหลักเป็นเพราะงบประมาณมหาศาล ที่ต้องลงไปกับการซื้อเครื่องบิน จนกระทั่งหลังจากการแบ่งหุ้นออกขาย บริษัทจึงเริ่มเปิดการแข่งขันอย่าง ดุเดือด ก้าวร้าวขึ้น เริ่มจากการใช้ Miami เป็นฐานการกระจายสินค้าทางอากาศสู่ ลาตินอเมริกา และการเปิดร้านที่รับบริการบรรจุลงในกล่องก่อนส่งจุดต่างๆในชื่อ UPS store กว่า 4,300 จุด ทั่วอเมริกาและต่างประเทศ
การเปลี่ยนแนวคิดของจุด Focus ของบริษัททำให้เปลี่ยนจากบริษัทขนส่งราคาถูกเป็นบริษัทที่ให้ความสำคัญกับ International Technology, เครื่องบิน, เน้นให้ความสำคัญด้านคุณภาพ และสนับสนุนนวัตกรรม ใหม่ๆด้านการบริการ แต่ยังบริการในราคากันเอง ต้นปี 2003 บริษัทได้เปลี่ยนภาพลักษณ์ใหม่โดยเริ่มจาก Logo ใหม่หลังจากใช้มาตั้งแต่ปี 1961 และนอกจากนั้นแล้วบริษัทยังกำหนดจุดหมายที่แน่วแน่ในการสร้างกิจกรรมพัฒนาห่วงโซ่อุปทานให้กว้างออกไป

ข้อคิดเห็นหลังจากทดลองใช้เว็บไซต์ www.ups.com
บริษัท UPS ได้ทำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในงานในระบบสารสนเทศโดยมีการสื่อสารข้อมูลเป็นลักษณะ Global Information System IOS ที่เชื่อมโยงบริษัทต่างๆที่คนละประเทศเข้าไว้ด้วยกัน โดยลูกค้าของบริษัทสามารถสมัครเป็นสมาชิกเพื่อส่งไปรษณีย์ไปยังหลายๆประเทศทั่วโลกโดยการรีจิสเตอร์และจะมีอีเมล์เพื่อยืนยันการสมัคร ส่งมายังลูกค้า
รูปแบบของเว็บไซต์มีการเก็บข้อมูลของลูกค้าลักษณะงานมีลักษณะเป็นแบบ Transaction Processing System (TPS) เหมาะกับงานที่มีการใช้งานที่เป็นประจำอัตโนมัติและยังสามารถนำข้อมูลของลูกค้าไปวิเคราะห์ต่อไปในอนาคต มีส่วนของการคิดคำนวณ Calculator Time and Cost ซึ่งถือเป็นจุดเด่นของไปรษณีย์ UPS มีการให้ลูกค้าระบุ packaging ของตนเอง ระบุ น้ำหนัก และขนาดของกล่องซึ่งทำให้ลูกค้าทราบว่าค่าบริการส่งจะต้องชำระเท่าใด อีกทั้งยังมีส่วนให้ลูกค้าเลือกระยะเวลาที่ต้องการให้ไปรษณีย์ของตนส่งไปถึงปลายทางซึ่งระยะเวลาของการส่งในแต่ละช่วงเวลาจะแตกต่างกัน ทำให้มีความสะดวกรวดเร็วมากขึ้น เป็นช่องทางในการตัดสินใจของลูกค้าเพื่อความยุติธรรม ถือเป็นการใช้เทคโนโลยีเพื่อส่งเสริมบริการของตนเป็นอย่างดี
แต่อย่างไรก็ตามการนำเทคโนโลยีมาใช้พัฒนาเว็บไซต์เพื่อตอบรับความต้องการของลูกค้าหรือเพื่อรวบรวมข้อมูลนำไปวิเคราะห์ยังไม่เพียงพอ ทั้งนี้ต้องอยู่ที่ประสิทธิภาพขององค์กรและความสะดวกรวดเร็ว ส่งถูกต้องตรงเวลา เป็นที่เชื่อมั่นของลูกค้าด้วยจึงจะทำให้บริษัทสามารถประสบกับความสำเร็จได้

บริษัท FEDEX (www.fedex.com)

จุดเริ่มต้นของบริษัทเกิดจากรายงานของวิชาเศรษฐศาสตร์ที่ถูกเขียนขึ้นโดย Fred Smith ผู้ก่อตั้งบริษัทเมื่อครั้งตอนที่เขาเรียนอยู่ที่มหาวิทยาลัย Yale โดยเขากล่าวว่า บริษัทจะต้องมีเครื่องบินส่วนตัวในการขนส่งพัสดุ ไปยังจุดต่างๆ ทั้งๆที่บริษัทอื่นๆ ในปี 1981 สภาวะการแข่งขันในตลาดเริ่มเพิ่มความรุนแรงมากขึ้น บริษัทหลายๆแห่งพยายามที่จะเลียนแบบระบบการขนส่งของ FedEx และตอนนี้เองบริษัท Ups เริ่มจะเข้ามาสู่ตลาดการขนส่งทางอากาศโดย Ups ได้ลดราคาค่าขนส่งจดหมายด่วนข้ามคืน เหลือครึ่งหนึ่งของ FedEx แต่แล้วก็ถูกสอนกลับด้วยโฆษณาของ FedEx ว่าสามารถได้ข้ามคืนจริงๆไม่ใช่บอกว่าข้ามคืนแต่จริงๆกลับใช้เวลาหลายวัน (โฆษณาโดยใช้สโลแกนที่ว่า Absolutely positive overnight) ในปี 1983 บริษัท FedEx มีรายได้ถึง 1000 ล้านเหรียญ และมีแนวโน้มที่จะคุมตลาดการขนส่งแบบด่วน (Express delivery service)
บริษัทมีศักยภาพในการแข่งขันกับ Ups การที่เงินเฟ้อและการแข่งขันที่เพิ่มมากขึ้นทั่วโลก ทำให้ผู้ผลิตส่วนมากพยายามควบคุมสินค้าใน Stock อย่างใกล้ชิด ของทุกชิ้นต้องถึงจุดหมายตรงเวลา (Just in time) ในเวลาอันสั้นที่สุด ทำให้ความต้องการ Service ของ FedEx จากภาคธุรกิจจึงเพิ่มเรื่อยๆ (จุดเด่นที่ ช่วยให้ลูกค้าสามารถ track พัสดุของตนได้ตลอดเวลา) การพัฒนาด้านเทคโนโลยีทำให้ FedEx สามารถรองรับลูกค้าที่มีรูปแบบการสั่งทุกรูปแบบ โดยเน้นความสะดวกในการให้ลูกค้าจะสั่งสินค้า track สินค้า และการควบคุมทาง process

ข้อคิดเห็นหลังจากทดลองใช้เว็บไซต์ www.fedex.com
บริษัท FEDEX ได้ทำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในงานในระบบสารสนเทศโดยมีการสื่อสารข้อมูลเป็นลักษณะ Global Information System IOS ที่เชื่อมโยงบริษัทต่างๆที่คนละประเทศเข้าไว้ด้วยกัน เช่นเดียวกันกับบริษัท UPS
แต่เว็บไซต์ของ FEDEX จะต้องมีการยืนยันข้อมูลจากลูกค้าเป็นที่แน่นอนโดยการรอการรีจิสเตอร์จากทางบริษัทจึงทำให้การส่งไปรษณีย์ อาจเสียเวลาสำหรับผู้ที่ต้องการส่ง แต่รูปแบบของ FEDEX ได้เพิ่มช่องทางการเข้าถึงกลุ่มลูกค้ามากขึ้นโดยการเข้าถึงกลุ่มลูกค้าถึงที่ โดยการไปรับไปรษณีย์ด้วยตนเองโดยพนักงานของบริษัททำให้ลูกค้าได้รับความสะดวก และมีความเชื่อมั่นที่จะใช้บริการของบริษัท แต่ก็ต้องยอมจ่ายเงินในราคาที่แพงกว่า
รูปแบบของเว็บไซต์มีการเก็บข้อมูลของลูกค้าลักษณะเดียวกันกับบริษัท UPS แต่มีการจัดหน้าเว็บเพจให้ลูกค้าใช้งานได้งานพร้อมทั้งมีหน้าเว็บที่ช่วยสอนการส่งทำให้มีความสะดวกในการใช้งาน ไม่ยุ่งยากเหมือนกันกับ UPS

สรุป ปัจจัยที่ทำให้ให้ FedEx และ USP ประสบความสำเร็จ
UPS และ FedEx มีการตลาดแบบห่วงโซ่อุปทานและช่วยสนับสนุนการเจริญเติบโตของการค้าระหว่างประเทศ ทั้งระหว่างจีนกับสหรัฐอเมริกา และกับประเทศอื่นๆทั่วโลก สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้ทุกอย่างเป็นไปอย่างสะดวกมากยิ่งขึ้น ถือว่าเป็นโอกาสครั้งยิ่งใหญ่ มีแผนในการขยายบริษัท
สิ่งสำคัญของความสำเร็จที่จะเกิดขึ้นได้คือ ผู้บริหารจะต้องมีการจัดการกับข้อมูลที่มีเป็นมหาศาล และคิดที่จะนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์เพื่อพัฒนาองค์กรในต่อไป ซึ่งสิ่งที่นำมาใช้และทำให้องค์กรประสบความสำเร็จได้คือมีการนำ Information systems เข้ามาเก็บรวบรวมวิเคราะห์และปรับปรุงองค์กรของตนให้ทันกับคู่แข่งขันและเทคโนโลยีที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา เพื่อเข้าถึงกลุ่มลูกค้าได้มากที่สุด